Блок 1. Правила оформления актов и уведомлений
Спикер: Андрей ШИМОНОВИЧ, адвокат Минской областной коллегии адвокатов
1. Значение актов: акт о расхождениях, акт экспертизы, акт о несоответствии. Требования к содержанию и форме.
2. Уведомления и вызовы: сроки, способы, подтверждение получения.
3. Фото- и видеофиксация: когда и как использовать, юридическая сила.
4. Особенности фиксации недостатков при приемке оборудования, скоропортящихся товаров, химических веществ.
5. Практикум «Разбор типичных ошибок в актах приемки, которые приводят к проигрышу в суде».
6. Интерактив «Разбор “болевых точек” в документации участников».
7. Разбор кейсов.
Кейс 1: Неправильно составленный акт о расхождениях
При приемке партии комплектующих выявлена недостача. Кладовщик составил акт о расхождениях, но не указал полные реквизиты договора, не проставил номер ТТН, а также не включил в комиссию представителя бухгалтерии. Акт был подписан только кладовщиком и одним рабочим склада. Поставщик отказывается признавать недостачу, ссылаясь на ненадлежащее оформление акта.
Вопросы к кейсу 1:
1. Какие обязательные реквизиты и состав комиссии должны быть в акте о расхождениях, чтобы он имел юридическую силу?
2. Каковы последствия для покупателя при составлении акта с такими ошибками?
3. Что можно предпринять покупателю постфактум, чтобы усилить доказательственную базу, если акт уже составлен с ошибками?
Кейс 2: Поздно отправленное уведомление
Приемщик обнаружил дефекты в партии сырья 5 августа. Ответственный сотрудник отдела снабжения подготовил уведомление поставщику, но отправил его только 15 августа, ссылаясь на загруженность. Договор предусматривает уведомление о выявленных дефектах в течение 3 рабочих дней с момента их обнаружения. Поставщик получил уведомление 17 августа и отказал в рассмотрении претензии из-за пропуска срока.
Вопросы к кейсу 2:
1. Каковы правовые последствия пропуска срока для уведомления о дефектах, установленного договором?
2. Можно ли в данной ситуации доказать, что дефект является скрытым, и тем самым обойти договорный срок?
3. Какие рекомендации можно дать сотрудникам предприятия по контролю за сроками уведомлений?
Кейс 3: Фото- и видеофиксация: допустимость в суде
При обнаружении брака в партии товара сотрудники склада сделали множество фото- и видеозаписей процесса приемки и фиксации дефектов. Однако при составлении акта и претензии эти материалы не были должным образом описаны (не указаны дата, время, место съемки, кто снимал, какое оборудование использовалось). Поставщик в суде оспаривает достоверность этих доказательств, утверждая, что они не являются надлежащими.
Вопросы к кейсу 3:
1. Каковы требования к фото- и видеофиксации для придания им юридической силы в суде?
2. Как правильно оформить использование фото/видео в акте о расхождениях и претензии?
3. Какие дополнительные действия можно предпринять, чтобы эти материалы были приняты судом в качестве доказательств?
Кейс 4: Экспертиза по инициативе покупателя без участия поставщика
Обнаружены серьезные дефекты в оборудовании, поставленном по договору. Поставщик отказывается приезжать для совместной приемки и составления акта. Покупатель, не дожидаясь поставщика, самостоятельно инициировал проведение экспертизы качества в независимой организации. Заключение экспертизы подтвердило наличие дефектов.
Вопросы к кейсу 4:
1. Имеет ли заключение экспертизы, проведенной в одностороннем порядке, юридическую силу?
2. Как правильно уведомить поставщика о проведении экспертизы, чтобы он не смог сослаться на свою неосведомленность?
Кейс 5: Акцепт поставки путем подписания ТТН без оговорок
Водитель предприятия-покупателя привез товар от поставщика. На складе поставщика водитель подписал ТТН, в которой было указано «принято без замечаний». Фактически он не имел полномочий проверять качество, а только количество мест. При разгрузке на складе обнаружилось, что товар имеет явные повреждения. Поставщик ссылается на подписанную ТТН и утверждает, что товар был принят без замечаний.
Вопросы к кейсу 5:
1. Каковы юридические последствия подписания ТТН «без замечаний» для покупателя?
2. Как доказать, что водитель не имел полномочий на приемку по качеству и что его подпись не означает акцепт качества?
3. Какие внутренние инструкции и документы должны быть у предприятия, чтобы исключить подобные ситуации?
Ответы на вопросы. Рекомендации