Приветственное слово организатора ‒ ООО «Информационное правовое агентство Гревцова»

Спикер – на согласовании

Сегодня секретарь в приемной – это не просто человек, который отвечает на звонки. Это правая рука руководителя, координатор всех процессов в офисе и «защитник» компании. Нагрузка растет, законы меняются, а технологии развиваются с космической скоростью. Из чего на самом деле состоит рабочий день востребованного секретаря?

Фокус выступления ‒ на реальных компетенциях секретаря (управление документооборотом, цифровая безопасность компании, работа с обращениями граждан), а также на том, как развивать эмоциональный интеллект, считывать настроение шефа с полуслова и оставаться спокойным в любой стрессовой ситуации.

• Как изменился портрет профессии и почему современный секретарь – это ключевой координатор офиса, а не просто персонал на ресепшн?
• По каким критериям руководители отличают незаменимого бизнес-партнера от рядового сотрудника?
• За какие конкретно компетенции компании готовы переплачивать секретарю в 2027 году?
• Как секретарю укрепить свои позиции в коллективе и стать весомой фигурой, с чьим мнением считаются?
• Какие горизонты открываются перед опытным ассистентом и как спланировать свой карьерный максимум?

Спикер: Дернович Екатерина Петровна, юрист, кандидат исторических наук, ведущий научный сотрудник учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

2 августа 2026 г. вступило в силу постановление Министерства юстиции № 40, которым были внесены изменения в Инструкцию по делопроизводству № 65.

Фокус выступления ‒ на документах, с которыми компания работает прямо сейчас (создание, регистрация, движение внутри компании, текущий контроль).

Вы узнаете:

• как применять обновленную терминологию при организации работы с документами;
• как без ошибок внедрить новую главу 19 Инструкции по делопроизводству при создании, согласовании, приеме, отправке и хранении документов в электронном виде;
• как использовать изменившиеся подходы к регистрации внутренних документов;
• как безошибочно вести учет и заверять копии документов по новым требованиям;
• как юридически правильно перестроить текущую работу организации, отказавшись от требований отмененной Инструкции № 19.

Спикер: Шумская Елена Викторовна, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (БелНИИДАД)

С 18 сентября основные требования к работе архивов госорганов и иных организаций в Республике Беларусь определяются постановлением Минюста от 21.08.2026 № 46 «О правилах работы архивов», которое теперь регулирует хранение документов не только белорусских компаний, но и филиалов иностранных юрлиц.

С 1 сентября 2026 г. введен в действие новый государственный стандарт СТБ 2059-2026, который полностью изменил терминологию в сфере делопроизводства и архивного дела.

Фокус выступления ‒ на правильном закрытии, хранении и уничтожении дел.

Вы узнаете:

• как работать по новым правилам функционирования архивов и применять их в коммерческих организациях и представительствах иностранных юрлиц;
• как переписать внутренние инструкции компании на новый «язык» архивного дела согласно новому стандарту СТБ 2059-2026 (действует с 1 сентября 2026 г.);
• как организовать объединенный учет бумажных и электронных архивных дел после отмены Инструкции № 19;
• как проводить экспертизу ценности документов и законно выделять к уничтожению отработанные файлы и бумаги.

Спикер: Соколовская Татьяна Николаевна, юрист с опытом практический работы более 20 лет, руководитель юридического отдела государственного учреждения «Республиканский научно-практический центр онкологии и медицинской радиологии им. Н.Н. Александрова», старший преподаватель кафедры конституционного права юридического факультета Белорусского государственного университета, магистр, медиатор, лектор многочисленных курсов и практик по вопросам применения действующего законодательства, автор более 300 публикаций

С 1 января 2026 г. в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.11.2025 № 635 действуют обновленные требования к работе с обращениями заявителей, ведению книги замечаний и предложений и обеспечению конфиденциальности при работе с гражданами.

Фокус выступления ‒ на практическом алгоритме действий секретаря и специалиста по делопроизводству при приеме, регистрации, передаче на рассмотрение и контроле обращений — без ошибок, просрочек и рисков для организации.

• Новые правила выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений: что изменилось с 2026 года и как не допустить ошибок уже при первом обращении гражданина.
• Кто должен рассматривать обращения и вести делопроизводство по книге: как правильно распределить обязанности и закрепить их в локальном документе.
• Требования, предъявляемые к содержанию, оформлению ответов на замечания и предложения, внесенные в книгу. Сроки рассмотрения обращений.
• Особенности рассмотрения отдельных видов обращений, внесенных в книгу замечаний и предложений: повторных, благодарностей и т.д.
• Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан, внесенным в книгу.
• Использование системы обращения.бел в работе секретаря.
• Формирование дел и хранение обращений и документов, связанных с их рассмотрением. Учет, контроль, анализ обращений и отчетность.
• Типичные ошибки при работе с книгой замечаний и предложений: какие нарушения допускают чаще всего и какая ответственность может наступить для организации.

Спикер: Лосев Владимир Владимирович, юрист. Основатель и директор юридической компании «Доктор права». Профессор Белорусского государственного экономического университета. Кандидат юридических наук, доцент. Доктор философии по праву

Каждый день через секретаря проходят десятки чужих паспортов, резюме, номеров телефонов и анкет. За любой потерянный листок или фото документа в личном Viber компанию могут серьезно оштрафовать, а данные признать «утекшими».

Как выполнять свою работу быстро, но при этом не нарушать Закон о персональных данных?

Ситуация 1: Секретарь производственного предприятия оформляет пропуска для водителей сторонней логистической компании. По привычке она просит присылать фотографии паспортов в Viber на рабочий телефон, а ксерокопии бумажных документов оставляет в ящике стола «на всякий случай».
Вопрос: В чем заключается нарушение Закона о персональных данных и как правильно организовать пропускной режим без рисков для компании?

Ситуация 2: Руководитель поручил помощнику срочно подготовить список сотрудников отдела продаж с их личными мобильными телефонами и домашними адресами, чтобы передать его подрядчику для организации новогоднего корпоратива и отправки подарков. Секретарь выгружает данные из базы и отправляет Excel-файл агентству на обычную электронную почту.
Вопрос: Какую критическую ошибку совершил секретарь при передаче конфиденциальных данных третьим лицам и какое соглашение обязательно должно быть подписано с подрядчиком?

Ситуация 3: В приемную руководителя звонят из неизвестной организации (или представившись сотрудником крупного банка/ведомства) и просят оперативно подтвердить, работает ли в компании конкретный сотрудник и какую должность он занимает.
Вопрос: Имеет ли право секретарь разглашать статус сотрудника по телефону и как юридически грамотно отказать звонящему?

Ситуация 4: Секретарь ведет запись граждан на личный прием к руководителю. В общем журнале, который лежит на рабочем столе в приемной, она подробно фиксирует ФИО заявителя, телефон, домашний адрес и суть проблемы, которая содержит информацию о состоянии здоровья, инвалидности или семейных трудностях.
Вопрос: Почему фиксация таких деталей в открытом доступе нарушает закон и как правильно классифицировать и защищать «специальные» персональные данные посетителей?

Ситуация 5: Чтобы каждый раз не просить документы для бронирования командировок, ассистент создала на рабочем компьютере незапароленный Word-файл «Паспорта руководства», куда отсканировала страницы паспортов, визы директоров, а также внесла номера их личных кредитных карт. Уходя на обеденный перерыв, помощник оставляет компьютер включенным, открывая доступ в приемную для любого сотрудника.
Вопрос: Какие грубые нарушения правил технической защиты данных допущены в этом кейсе и какое простое компьютерное действие секретарь обязан совершать при каждом выходе из-за стола?

Спикер – на согласовании

Что делать, если в приемную пришел разгневанный человек, который кричит, требует директора и снимает вас на телефон? Как вежливо закончить разговор по телефону, если вам грубят и угрожают? И как общаться с «вечными жалобщиками», которые приходят в офис как на работу?

Спикер расскажет, как эффективно действовать в подобных ситуациях. Вы получите готовые речевые модули, которые помогут оперативно перевести диалог в конструктивное русло, сохранить эмоциональный баланс и строго соблюсти требования законодательства.

Спикер – на согласовании

Как составить официальный запрос, написать сложный отказ партнеру или ответить на претензию так, чтобы вас услышали и поняли правильно?

На мастер-классе мы разберем примеры в формате «До/После»:

• Стоп-слова: как безжалостно вычеркнуть из текстов словесный мусор и штампы, сохранив при этом строгое официальное лицо компании.
• Структура идеального письма: как формулировать тему и первые абзацы, чтобы получатель сразу уловил суть и дочитал документ до конца.
• Опасные зоны: как правильно и вежливо писать отказы контрагентам и аргументированные ответы на претензии граждан.
• Диджитал-этикет: правила оформления деловых писем при отправке по электронной почте и в рабочих мессенджерах.

Спикер – на согласовании

Практический блок о том, как организовать свой рабочий день и превратить разрозненные поручения руководителя, запросы сотрудников и подразделений, прием посетителей и работу с документами в понятную и управляемую систему работы.

Спикер-практик поделится инструментами планирования, правилами взаимодействия с коллегами и цифровыми решениями, которые помогают организовать день.

Вы узнаете:

• как собрать все входящие поручения, звонки, письма и просьбы коллег в единую систему учета задач;
• как планировать рабочий день и неделю с учетом календаря руководителя, срочных вопросов и регулярных задач;
• как использовать цифровые помощники в ежедневной работе: календарь, напоминания, заметки, таблицы, мессенджеры и другие сервисы;
• как быстро расставлять приоритеты, когда поручений несколько, и корректно уточнять сроки и очередность у руководителя;
• как взаимодействовать с юридической, кадровой службами и бухгалтерией: формировать запросы, согласовывать сроки и контролировать их исполнение.