Видеозапись онлайн-семинара
«Электронный документооборот:
алгоритм внедрения и работы»
«Электронный документооборот:
алгоритм внедрения и работы»
Дата записи13 марта 2024
Продолжительность2 часа 20 минут
Стоимость100 BYN
Электронный документооборот (далее — ЭДО) оптимизирует или полностью заменяет бумажный документооборот, создает эффективную среду управления и коммуникации в организации.
Оценив преимущества электронных документов по сравнению с бумажными, организации все чаще принимают решение отказаться от привычного бумажного и перейти полностью или частично на электронный документооборот.
Однако данный процесс предполагает соблюдение определенных условий и требований.
Обсудим, что необходимо учесть для правильной организации электронного документооборота.
Особое внимание в рамках мероприятия уделили изменениям в работе с документами в электронном виде
в связи с опубликованием в новой редакции Инструкции по делопроизводству в государственных органах,
иных организациях (постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.01.2024 № 2
«Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4») и обсудили,
как организации привести ее локальные правовые акты в соответствие с требованиями Инструкции
в срок до 1 июля 2024 г. (вступление в силу изменений)
Оценив преимущества электронных документов по сравнению с бумажными, организации все чаще принимают решение отказаться от привычного бумажного и перейти полностью или частично на электронный документооборот.
Однако данный процесс предполагает соблюдение определенных условий и требований.
Обсудим, что необходимо учесть для правильной организации электронного документооборота.
Особое внимание в рамках мероприятия уделили изменениям в работе с документами в электронном виде
в связи с опубликованием в новой редакции Инструкции по делопроизводству в государственных органах,
иных организациях (постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.01.2024 № 2
«Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4») и обсудили,
как организации привести ее локальные правовые акты в соответствие с требованиями Инструкции
в срок до 1 июля 2024 г. (вступление в силу изменений)
Почему важно купить видеозапись:
- узнаете, что представляет собой ЭДО, а также каковы его недостатки
и преимущества; - оцените необходимость и целесообразность перехода организации
к ЭДО; - получите инструкцию по переходу компании к ЭДО;
- узнаете, что представляют собой электронный документ, документ
в электронном виде, бумажная копия документа в электронном виде
и электронная копия документа на бумажном носителе; - ознакомитесь с порядком хранения документов в электронном виде
и электронных документов, а также порядком передачи их в архив
с учетом последних изменений.
Программа:
Спикер – Жук Ольга Юрьевна, заведующий отделом методологии управления электронными документами Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации
Блок 1. Электронный документооборот: правовые и практические аспекты
1. Электронный документооборот (ЭДО): разбор правового регулирования, сфера применения. Целесообразность перехода к ЭДО, недостатки и преимущества для организации.
2. Что необходимо для перехода к ЭДО? Выбор системы ЭДО, ее внедрение, подключение к системе межведомственного документооборота: порядок и этапы. ЭЦП и ее роль в ЭДО. Практические рекомендации по юридическому оформлению перехода к ЭДО.
3. Электронный документ и документ в электронном виде: соотношение понятий, их юридическая сила. Использование документов в электронном виде вместо электронных документов.
4. Новая редакция Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях: изменения в работе с электронными документами в связи с опубликованием постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.01.2024 № 2 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4».
5. Локальные акты организации, регулирующие работу с электронными документами и документами в электронном виде. Рекомендации по их разработке и приведению в соответствие с требованиями новой редакции Инструкции.
6. Перевод документооборота в электронный: с каких документов целесообразно начать?
7. Смешанный документооборот: понятие, практика применения, отражение в локальном акте организации.
8. Копия электронного документа и его юридическая сила.
9. Электронная копия документа на бумажном носителе: понятие, требования к ее созданию, отличие от электронного документа.
10. Бумажная копия документа в электронном виде: создание, подписание, направление и передача третьим лицам, хранение.
11. Электронные и гибридные дела.
1. Электронный документооборот (ЭДО): разбор правового регулирования, сфера применения. Целесообразность перехода к ЭДО, недостатки и преимущества для организации.
2. Что необходимо для перехода к ЭДО? Выбор системы ЭДО, ее внедрение, подключение к системе межведомственного документооборота: порядок и этапы. ЭЦП и ее роль в ЭДО. Практические рекомендации по юридическому оформлению перехода к ЭДО.
3. Электронный документ и документ в электронном виде: соотношение понятий, их юридическая сила. Использование документов в электронном виде вместо электронных документов.
4. Новая редакция Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях: изменения в работе с электронными документами в связи с опубликованием постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.01.2024 № 2 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4».
5. Локальные акты организации, регулирующие работу с электронными документами и документами в электронном виде. Рекомендации по их разработке и приведению в соответствие с требованиями новой редакции Инструкции.
6. Перевод документооборота в электронный: с каких документов целесообразно начать?
7. Смешанный документооборот: понятие, практика применения, отражение в локальном акте организации.
8. Копия электронного документа и его юридическая сила.
9. Электронная копия документа на бумажном носителе: понятие, требования к ее созданию, отличие от электронного документа.
10. Бумажная копия документа в электронном виде: создание, подписание, направление и передача третьим лицам, хранение.
11. Электронные и гибридные дела.
Блок 2. Хранение и передача в архив документов в электронном виде и электронных документов
1. Правовое регулирование передачи в архив документов в электронном виде и электронных документов.
2. Архив организации: общие положения о создании и функционировании.
3. Локальные акты организации, регулирующие передачу в архив таких документов. Важные моменты, которые должны быть отражены в таких актах.
4. Документы в электронном виде и электронные документы, подлежащие передаче в архив организации.
5. Порядок хранения документов в электронном виде и электронных документов, порядок передачи их в архив.
6. Уничтожение документов в электронном виде и электронных документов.
7. Передача таких документов на постоянное хранение.
1. Правовое регулирование передачи в архив документов в электронном виде и электронных документов.
2. Архив организации: общие положения о создании и функционировании.
3. Локальные акты организации, регулирующие передачу в архив таких документов. Важные моменты, которые должны быть отражены в таких актах.
4. Документы в электронном виде и электронные документы, подлежащие передаче в архив организации.
5. Порядок хранения документов в электронном виде и электронных документов, порядок передачи их в архив.
6. Уничтожение документов в электронном виде и электронных документов.
7. Передача таких документов на постоянное хранение.
Блок 3. Разбор проблемных ситуаций и ответы на вопросы участников
1. Возможно ли смешанное подписание документа? Например, наниматель подписал документ ЭЦП, а работник распечатал его и подписал собственноручно?
2. Вправе ли наниматель самостоятельно сгенерировать (создать) ЭЦП для работника (простая ЭЦП)? Или работнику необходимо получить ЭЦП физического лица в Национальном центре электронных услуг?
3. При кадровом ЭДО (работник – наниматель) возможно ли подписывать ЭЦП приказы со сроком хранения 55 лет и хранить их в архиве организации? Или через 3 года необходимо передать в электронном виде в архив на хранение?
4. Возможно ли согласно действующему законодательству одновременное подписание документов (приказов, писем и др.) ЭЦП и на бумажном носителе руководящим лицом? Возможно ли передавать такие документы в архив на бумажном носителе? Или необходимо электронный документ заверять на бумажном носителе и после сдавать в архив организации?
5. Необходимо ли организации приобретать специализированную программу для хранения электронных документов, если таких дел немного? Например, статистические отчеты по основным видам деятельности, отчеты в ФСЗН и Белгосстрах, документы по персонифицированному учету, которые ведутся в программе ФСЗН и не распечатываются.
6. Вправе ли организации хранить архив на сервере, который находится за пределами Республики Беларусь?
7. Будет ли считаться нарушением ситуация, при которой бумажный документ уничтожен по акту, а в кадровой системе его можно просмотреть?
8. Вопросы участников и рекомендации спикера.
1. Возможно ли смешанное подписание документа? Например, наниматель подписал документ ЭЦП, а работник распечатал его и подписал собственноручно?
2. Вправе ли наниматель самостоятельно сгенерировать (создать) ЭЦП для работника (простая ЭЦП)? Или работнику необходимо получить ЭЦП физического лица в Национальном центре электронных услуг?
3. При кадровом ЭДО (работник – наниматель) возможно ли подписывать ЭЦП приказы со сроком хранения 55 лет и хранить их в архиве организации? Или через 3 года необходимо передать в электронном виде в архив на хранение?
4. Возможно ли согласно действующему законодательству одновременное подписание документов (приказов, писем и др.) ЭЦП и на бумажном носителе руководящим лицом? Возможно ли передавать такие документы в архив на бумажном носителе? Или необходимо электронный документ заверять на бумажном носителе и после сдавать в архив организации?
5. Необходимо ли организации приобретать специализированную программу для хранения электронных документов, если таких дел немного? Например, статистические отчеты по основным видам деятельности, отчеты в ФСЗН и Белгосстрах, документы по персонифицированному учету, которые ведутся в программе ФСЗН и не распечатываются.
6. Вправе ли организации хранить архив на сервере, который находится за пределами Республики Беларусь?
7. Будет ли считаться нарушением ситуация, при которой бумажный документ уничтожен по акту, а в кадровой системе его можно просмотреть?
8. Вопросы участников и рекомендации спикера.
Наши контакты
Организаторы
