1 марта 2024 г. | Онлайн-семинар

«Электронный документооборот:
алгоритм внедрения и работы»

Электронный документооборот (далее — ЭДО) оптимизирует или полностью заменяет бумажный документооборот, создает эффективную среду управления и коммуникации в организации.

Оценив преимущества электронных документов по сравнению с бумажными, организации все чаще принимают решение отказаться от привычного бумажного и перейти полностью или частично на электронный документооборот.
Однако данный процесс предполагает соблюдение определенных условий и требований.
Обсудим, что необходимо учесть для правильной организации электронного документооборота.

Особое внимание в рамках мероприятия уделим изменениям в работе с документами в электронном виде
в связи с опубликованием в новой редакции Инструкции по делопроизводству в государственных органах,
иных организациях (постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.01.2024 № 2
«Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4») и обсудим,
как организации привести ее локальные правовые акты в соответствие с требованиями Инструкции
в срок до 1 июля 2024 г. (вступление в силу изменений)
Дата и время
1 марта с 10:00 до 12:30
Формат
онлайн-трансляция
Стоимость участия
150 BYN
Почему стоит посетить онлайн-семинар:
  • узнаете, что представляет собой ЭДО, а также каковы его недостатки
    и преимущества;
  • оцените необходимость и целесообразность перехода организации
    к ЭДО;
  • получите инструкцию по переходу компании к ЭДО;
  • узнаете, что представляют собой электронный документ, документ
    в электронном виде, бумажная копия документа в электронном виде
    и электронная копия документа на бумажном носителе;
  • ознакомитесь с порядком хранения документов в электронном виде
    и электронных документов, а также порядком передачи их в архив
    с учетом последних изменений.
Программа:
Спикер – Жук Ольга Юрьевна, заведующий отделом методологии управления электронными документами Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации
10:00‒11:00 Блок 1. Электронный документооборот: правовые и практические аспекты

1. Электронный документооборот (ЭДО): разбор правового регулирования, сфера применения. Целесообразность перехода к ЭДО, недостатки и преимущества для организации.

2. Что необходимо для перехода к ЭДО? Выбор системы ЭДО, ее внедрение, подключение к системе межведомственного документооборота: порядок и этапы. ЭЦП и ее роль в ЭДО. Практические рекомендации по юридическому оформлению перехода к ЭДО.

3. Электронный документ и документ в электронном виде: соотношение понятий, их юридическая сила. Использование документов в электронном виде вместо электронных документов.

4. Новая редакция Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях: изменения в работе с электронными документами в связи с опубликованием постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.01.2024 № 2 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4».

5. Локальные акты организации, регулирующие работу с электронными документами и документами в электронном виде. Рекомендации по их разработке и приведению в соответствие с требованиями новой редакции Инструкции.

6. Перевод документооборота в электронный: с каких документов целесообразно начать?

7. Смешанный документооборот: понятие, практика применения, отражение в локальном акте организации.

8. Копия электронного документа и его юридическая сила.

9. Электронная копия документа на бумажном носителе: понятие, требования к ее созданию, отличие от электронного документа.

10. Бумажная копия документа в электронном виде: создание, подписание, направление и передача третьим лицам, хранение.

11. Электронные и гибридные дела.

11:10‒12:10 Блок 2. Хранение и передача в архив документов в электронном виде и электронных документов

1. Правовое регулирование передачи в архив документов в электронном виде и электронных документов.

2. Архив организации: общие положения о создании и функционировании.

3. Локальные акты организации, регулирующие передачу в архив таких документов. Важные моменты, которые должны быть отражены в таких актах.

4. Документы в электронном виде и электронные документы, подлежащие передаче в архив организации.

5. Порядок хранения документов в электронном виде и электронных документов, порядок передачи их в архив.

6. Уничтожение документов в электронном виде и электронных документов.

7. Передача таких документов на постоянное хранение.

12:10‒12:30 Блок 3. Разбор проблемных ситуаций и ответы на вопросы участников

1. Возможно ли смешанное подписание документа? Например, наниматель подписал документ ЭЦП, а работник распечатал его и подписал собственноручно?

2. Вправе ли наниматель самостоятельно сгенерировать (создать) ЭЦП для работника (простая ЭЦП)? Или работнику необходимо получить ЭЦП физического лица в Национальном центре электронных услуг?

3. При кадровом ЭДО (работник – наниматель) возможно ли подписывать ЭЦП приказы со сроком хранения 55 лет и хранить их в архиве организации? Или через 3 года необходимо передать в электронном виде в архив на хранение?

4. Возможно ли согласно действующему законодательству одновременное подписание документов (приказов, писем и др.) ЭЦП и на бумажном носителе руководящим лицом? Возможно ли передавать такие документы в архив на бумажном носителе? Или необходимо электронный документ заверять на бумажном носителе и после сдавать в архив организации?

5. Необходимо ли организации приобретать специализированную программу для хранения электронных документов, если таких дел немного? Например, статистические отчеты по основным видам деятельности, отчеты в ФСЗН и Белгосстрах, документы по персонифицированному учету, которые ведутся в программе ФСЗН и не распечатываются.

6. Вправе ли организации хранить архив на сервере, который находится за пределами Республики Беларусь?

7. Будет ли считаться нарушением ситуация, при которой бумажный документ уничтожен по акту, а в кадровой системе его можно просмотреть?

8. Вопросы участников и рекомендации спикера.

* В программе возможны изменения (тайминга, рассматриваемых вопросов или спикеров)

Программа мероприятия разработана сотрудником ООО «Информационное правовое агентство Гревцова», является объектом авторского права и охраняется Законом Республики Беларусь «Об авторском праве и смежных правах». Любое использование программы мероприятия в коммерческих и некоммерческих целях, в том числе копирование, распространение, создание производных объектов, возможно только с письменного разрешения ООО «Информационное правовое агентство Гревцова».
Скидка
Стоимость участия
На 1 участника

150 BYN
  • участие в онлайн-семинаре
  • возможность выслать свои вопросы по теме
  • презентации спикеров на электронную почту
  • электронный сертификат об участии
  • доступ к просмотру видеозаписи в течение 14 дней
Регистрация участников
Откуда вы узнали о мероприятии?
Наши контакты
+375 (17) 269-86-55
+375 (29) 896-76-10

a.azonchyk@ipag.by
Организаторы