МОДУЛЬ1. Делопроизводство частной коммерческой организации

Спикер: Дернович Екатерина Петровна, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения
и архивного дела

1. Делопроизводство и архив частной коммерческой организации: разбор правового регулирования.
2. Новая редакция Инструкции: разбор ключевых положений постановления № 2.
3. Обязательно ли соблюдение коммерческой организацией требований, установленных Инструкцией?
4. Последствия и ответственность частной коммерческой организации и ответственных лиц за нарушение законодательства о делопроизводстве и архивном деле.
5. Организация документооборота в частной коммерческой организации и ее структурных подразделениях:

• как выстроить работу службы ДОУ и лица, ответственного за ДОУ? Какой функционал целесообразно передавать службе / должностному лицу?
• как организовать делопроизводство в структурных подразделениях?
• на что обратить внимание при разработке и внесении изменений в инструкцию по делопроизводству?
• что необходимо помнить при организации документооборота в организации?
• какие инструменты и программы могут помочь сделать документооборот эффективнее?

6. Как не допускать ошибок при оформлении документов и на что обратить внимание:

• при работе с бланками и реквизитами документов;
• при использовании печатей и штампов организации;
• при подготовке и оформлении отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, акт, докладная и объяснительные записки, заявление, уведомление, справка и др.);
• при изготовлении, заверении копии документа;
• при оформлении выписки из документа.

7. Как наладить работу при регистрации входящих и исходящих, внутренних документов? Что необходимо помнить о регистрации отдельных видов документов?
8. Важные нюансы при контроле исполнения документов: отметка о контроле, сроки исполнения документов.
9. Обязательно ли вести номенклатуру дел в коммерческой организации? Что необходимо помнить при ведении номенклатуры дел организации и внесении в нее изменений?
10. Организация экспертизы ценности документов: экспертная комиссия, ошибки при разработке положения об экспертной комиссии, проведение экспертизы ценности документов, протокол заседания экспертной комиссии организации.
11. Какие документы подлежат передаче в архив организации и как их подготовить? Какие требования следует соблюдать при передаче дел в архив организации?
12. Какие проблемы могут возникнуть при передаче дел в архив организации (например, потеря документов, неправильное оформление документов, нарушение сроков хранения документов и др.) и как их избежать?
13. Какие требования предъявляются к архивам коммерческих организаций?
14. Как правильно определить, какие документы могут быть уничтожены и по каким причинам?
В каком порядке можно уничтожить такие документы?
15. Кто вправе проводить проверки соблюдения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства и какие типичные нарушения выявляются в ходе проведения проверок?

16. Разбор практических ситуаций:

• Как правильно оформить согласование внутреннего документа (например, договора), если его согласовывают три работника отдела (начальник, заместитель и юрисконсульт)? Допустимо ли расположить «согласование» ниже подписи?
• В организации разработана единая форма заявления (о предоставлении услуг). В каком порядке утвердить такую форму и необходимо ли это?
• Может ли реквизит «Отметка об исполнителе» дополняться собственноручной подписью исполнителя вместо оформления реквизита «Виза»?
• Частная организация была создана год назад и хозяйственную деятельность не осуществляла. В настоящее время у компании возникла необходимость начать вести деятельность и было принято решение об использовании печати. Каким образом закрепить, что компания работает с использованием печати? Такое решение целесообразно оформить приказом руководителя об использовании в деятельности компании печати или разработать соответствующее положение? Что предусмотреть в приказе, положении?
• Вправе ли негосударственная организация вести журнал регистрации приказов по основной деятельности в электронном виде с распечаткой и прошивкой за год?

Ответы на вопросы участников и рекомендации.

МОДУЛЬ 2. Работа с обращениями граждан и юридических лиц в коммерческой организации: делопроизводство и система «Обращения.бел»

1. Работа с обращениями: как избежать ошибок

Спикер – Пестунов Александр Николаевич, заместитель начальника отдела конституционного права управления конституционного и международного права Национального центра законодательства и правовых исследований Республики Беларусь

1. Обращения граждан и юридических лиц: разбор правового регулирования.

2. На что организации следует обратить внимание при поступлении письменного и электронного обращения?

3. В каких случаях и в каком порядке организация вправе отказать в личном приеме, предварительной записи на личный прием?

4. В каких случаях и какими способами организация обязана ознакомить заявителя с материалами, непосредственно относящимися к рассмотрению обращений? Вправе ли организация предоставить копии документов? Если да, то в предоставлении копий каких документов может быть отказано и в связи с чем?

5. Злоупотребление заявителем своим правом на обращение: какие действия могут свидетельствовать о злоупотреблении правом, примеры ситуаций, порядок действий.

6. Что необходимо помнить организации о праве заявителя применять технические средства (аудио- и видеозапись, кино- и фотосъемку) при личном приеме?

7. Что следует помнить о сроках рассмотрения обращений и как поступать в ситуации, когда сроки «поджимают», а дать конкретный ответ на данный момент нет возможности?

8. Нюансы по содержанию и оформлению ответов на обращения:

• направление обращений по компетенции;
• оставление обращений без рассмотрения по существу;
• рассмотрение обращений по существу;
• особенности рассмотрения коллективных, анонимных, повторных, идентичных обращений;
• прекращение переписки с заявителем.

9. Важные моменты оформления ответов на частично удовлетворенные жалобы.

10. О каких особенностях необходимо помнить при рассмотрении обращений, внесенных в книгу замечаний и предложений?

11. Важные моменты ответов на устные обращения, а также обращения, поданные в ходе личного приема. Основания для отказа в личном приеме.

12. Нюансы рассмотрения обращений, поступивших в ходе горячих и прямых телефонных линий. Каким документом регламентируется порядок проведения горячих линий в частной организации? Обязан ли руководитель или назначенное им ответственное лицо принимать устные обращения по телефону с последующим предоставлением ответа заявителю вне времени проведения личного приема граждан?

13. Рассмотрение практических ситуаций:

• В организацию поступило письменное обращение на белорусском языке. Организация его не зарегистрировала. Необходимо ли в данном случае давать ответ на обращение? Если да, то вправе ли организация дать ответ на русском языке?

Кроме того, заявитель просит дать ответ в электронной форме в
формате .JPEG на указанный в обращении электронный адрес. Будет ли правильным дать ответ на обращение в электронной форме?

• Каким образом уведомить заявителя о том, что электронное обращение оставлено без рассмотрения?
• В нерабочее время заявитель внес жалобу в книгу замечаний и предложений, однако позже написал, что претензий не имеет. Необходимо ли давать ответ на такое обращение, ведь фактически заявитель отозвал свою жалобу?

Ответы на вопросы участников и рекомендации

2. Делопроизводство коммерческой организации по обращениям граждан

Спикер: Дернович Екатерина Петровна, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения
и архивного дела

1. Какими локальными актами урегулировать работу с обращениями граждан?

2. Система ведения делопроизводства по письменным, устным, электронным обращениям, в том числе письменным обращениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений.

3. Лица, уполномоченные рассматривать поступающие обращения.

4. Прием и регистрация письменных, устных, электронных обращений, в том числе повторных, и ответов на них (формы регистрации, состав реквизитов регистрационно-контрольных форм, порядок их заполнения).

5. Что необходимо помнить о заполнении регистрационно-контрольных форм (о ходе и результатах рассмотрения обращений)?

6. Какие имеются особенности регистрации повторных обращений, идентичных обращений, обращений одного заявителя, а также ответов на них?

7. О чем необходимо помнить при формировании дел с обращениями и документами, связанными с их рассмотрением? Хранение обращений и документов, связанных с их рассмотрением, в том числе книги замечаний и предложений.

8. Документы о результатах рассмотрения обращений, в том числе письменных, внесенных в книгу замечаний и предложений.

9. На что обратить внимание при ведении книги замечаний и предложений?

10. Разбор ситуаций:

• В организацию поступило письменное обращение, не соответствующее требованиям Закона «Об обращениях граждан и юридических лиц», то есть анонимное. При этом в таком обращении содержится просьба дать ответ на электронный адрес и оставлен номер телефона для контакта.
• Обязана ли организация по просьбе в письменном анонимном обращении дать ответ на электронный адрес, указанный в таком обращении, изложив в сути ответа, что его (заявителя) обращение не соответствует требованиям закона, а потому признано анонимным и не подлежащим рассмотрению, так как в нем не содержится сведений о преступлении?
• Если же руководитель организации принял решении рассмотреть анонимное обращение, то как его «закрывать» по делопроизводству? Например, сотрудники правоохранительных органов отреагировали на сведения, изложенные в обращении, подтвердили указанное в нем нарушение, приняли меры и привлекли к административной ответственности виновное лицо. При этом все документы приложены к такому анонимному обращению.
• Каким документом далее оформить «закрытие» такого обращения? Необходимо оформлять служебную (докладную) записку на имя руководителя о проведенной работе и потом просто писать заключение по анонимному обращению с описанием хода рассмотрения?

Ответы на вопросы участников и рекомендации

3. Система «Обращения.бел»: разбираемся на практике

Спикеры:
Соколовская Татьяна Николаевна, юрист с опытом практической работы более 15 лет, ведущий юрисконсульт, руководитель юридического отдела государственного учреждения «Республиканский научно-практический центр онкологии и медицинской радиологии им. Н.Н. Александрова», старший преподаватель кафедры конституционного права юридического факультета Белорусского государственного университета;
Грушковик Оксана Николаевна, секретарь приемной государственного учреждения «Республиканский научно-практический центр онкологии и медицинской радиологии им. Н.Н. Александрова»
С 2 января 2023 г. электронные обращения подаются только с использованием государственной единой (интегрированной) республиканской информационной системы учета и обработки обращений граждан и юридических лиц «Обращения.бел». Ответы и уведомления на такие обращения также направляются посредством данной системы.

Несмотря на то, что обязанность по регистрации в системе «Обращения.бел» возложена на государственные органы и государственные организации, все больше коммерческих организаций для удобства используют данную систему.

1. В каких случаях негосударственным хозяйственным обществам целесообразно регистрироваться в системе «Обращения.бел»? Плюсы и минусы.

2. Как поступить в ситуации, если негосударственная организация уже зарегистрировалась в системе, но хочет воспользоваться правом не принимать электронные обращения? Можно ли технически сделать так, чтобы обращения не могли направляться в адрес компании, то есть чтобы организация определялась как не прошедшая регистрацию в системе?

3. Если в организации имеется филиал, обязана ли она создавать отдельный электронный кабинет в системе для своего филиала и, соответственно, назначать ответственное должностное лицо за ведение такого кабинета?

4. Необходимо ли оформлять приказом назначение ответственного лица за регистрацию обращений, поступивших через «Обращения.бел»? Какую формулировку приказа использовать?

5. Как пройти регистрацию в системе? Необходимо ли для регистрации обращаться в уполномоченные органы? Какие документы нужно для этого подавать?

6. Необходимо ли авторизоваться нескольким представителям организации?

7. Основной функционал системы. Демонстрация работы с системой.

8. Необходимо ли письменное обращение сканировать и размещать в данной системе? В какие сроки нужно это сделать?

9. Подлежат ли регистрации в системе устные обращения и обращения, поступившие в ходе личного приема?

10. Как зарегистрировать обращение в системе?

11. Как в системе «Обращения.бел» юридическому лицу направить ответ на обращение? Необходимо ли направлять письменный ответ на обращение, если ответ направлялся посредством системы?

12. Можно ли направить заявителю ответ посредством системы «Обращения.бел», если обращение поступило на электронную почту организации?

13. Разбор вопросов и ситуаций:

• В декабре 2023 г. через систему «Обращения.бел» от организации поступило обращение, а в январе 2024 г. от этого же лица поступило такое же обращение. Ответ на первое обращение был дан. Нужно ли регистрировать такое обращение снова?
• Необходимо ли регистрировать в системе обращение, которое перенаправлено посредством этой системы из вышестоящей организации, но к компетенции учреждения не относится?
• Налоговая просит отправить им письмо через «Обращения.бел», но коммерческая организация в данной системе не зарегистрирована. Как правильно поступить?
• Какие возможности системы можно использовать в доказательство того, что ответ на электронное обращение заявителю был направлен, так как были жалобы, что заявитель не получил ответа? Как сгенерировать и вывести на бумагу такой отчет (сведения)? Отправляет ли система прикрепленные исполнителем файлы автоматически и при каких условиях это происходит? Может ли система предоставить сведения, что ответ получен заявителем?
• В какой срок рассматриваются обращения, поданные посредством системы «Обращения.бел»? Если рассмотрение данного электронного обращения не входит в компетенцию организации, то вправе ли она также посредством системы дать ответ заявителю о перенаправлении его письма и переслать обращение в компетентный орган?
• Заявитель направил электронное обращение системы «Обращения.бел», при этом указав о необходимости направить ему письменный ответ. Организация ответила заявителю через систему, а также направила на адрес его электронной почты отсканированный ответ на бланке письма с датой, номером и подписью руководителя. Является ли ответ на адрес электронной почты письменным ответом или же по смыслу законодательства это ответ исключительно на бумажном носителе?
• В книгу замечаний и предложений внесена жалоба. Такое же замечание поступило на электронную почту организации, и данные обращения зарегистрированы в журнале. Необходимо ли дублировать их в систему «Обращения.бел» и вносить в нее ответы на данные обращения?

Ответы на вопросы и рекомендации спикеров