Блок 1. ЭДО в работе юриста: выбор системы ЭДО, внедрение, юридическое оформление перехода, разработка ЛНПА и обучение сотрудников

Спикер – Грубинова Екатерина Викторовна, управляющий партнер ООО «РЕСОЛВА Диджитал», разработчик автоматизированной облачной системы кадрового учета IntellStaff. Общий стаж юридической практики более 17 лет

ЭДО обеспечивает производственную экономию и оперативность при обмене документами. Обсудим, как безболезненно перейти от бумажного варианта документа к цифровому:

1. Электронный документооборот (ЭДО) в работе юриста. Целесообразность, преимущества и недостатки.
2. Алгоритм: выбор системы ЭДО, ее внедрение, юридическое оформление перехода, разработка ЛНПА, обучение сотрудников.
3. Электронный документ и документ в электронном виде: в чем разница? Копия электронного документа, электронная копия документа на бумажном носителе, бумажная копия документа в электронном виде: разница понятий.
4. Электронные и гибридные дела.

Ситуация: Приказ о проведении общего собрания (по основной деятельности) подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) директором, который работает удаленно. Находящиеся в офисе работники, которые должны ознакомиться с приказом, ознакомляются, подписывая распечатанный электронный приказ. Подпадает ли эта ситуация под понятие «гибридное дело»? Правомерно ли это и как оптимизировать процесс?

Ситуация: В организации действует корпоративная сеть, где возможно идентифицировать сотрудника по имени, фамилии, фотографии, ID. В Положении организации об ЭДО закреплено, что ознакомление с положениями по пожарной безопасности, коммерческой тайне, приказами и пр. осуществляется путем нажатия на кнопку «ознакомлен» под соответствующим документом, размещенным на корпоративном портале. Считается ли такая процедура надлежащим ознакомлением?

Блок 2. Хранение и передача в архив документов в электронном виде и электронных документов

Спикер – Шумская Елена Викторовна, заведующий отделом документоведения учреждения "Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела", секретарь Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 "Управление документами"

Разработка ЛНПА обычно входит в задачи юрисконсульта. Поговорим, как корректно составить положение об архивации ЭДО.

1. Правовая регламентация архивирования электронных документов.
2. Закрепление в ЛНПА порядка передачи электронных документов и дел в архив.
3. Какие документы можно передавать в архив в электронной форме? Как юридически и технически оформить их передачу? Каков порядок хранения таких дел?
4. Корректное уничтожение электронного документа по истечении срока хранения.

Блок 3. Юридическое обеспечение «удаленного» заключения договора – с клиентом и контрагентом

Спикер – Высотенко Виктория Николаевна, директор ООО "Юридическое бюро "А-Квадратум", аттестованный юрист

Эмодзи «нравится» в ответ на сообщение с предложением сотрудничества (оферту) может быть расценен как согласие на заключение договора. Разберем с юристами, как правильно и безопасно заключать договор в удаленном порядке.

1. Отличительные особенности заключения договоров в сети Интернет. Роль конклюдентных действий.
2. Проблемные вопросы использования веб-сайта и соцсетей: рекламная деятельность и интернет-торговля.
3. Смарт-контракты, их преимущества и сопряженные риски. Модели интеграции в хоздеятельность.
4. Обработка и хранение персональных данных, полученных через Интернет: современные вызовы.

Блок 1. Практика использования электронных доказательств в суде по спорам с работником или контрагентом

Спикер – Залевская Зарина Юрьевна, адвокат Минской областной юридической консультации № 4. Основными сферами деятельности является оказание юридической помощи физическим и юридическим лицам по вопросам земельного, гражданского, трудового права, жилищного и наследственного права. Имеет большой опыт работы в сфере защиты прав потребителей, урегулирование споров между членами садоводческих товариществ, споров между членами ГСК, ЖСПК, ТС, разрешения споров в рамках семейного законодательства

Работник подает в суд на организацию за несвоевременный возврат трудовой книжки, при этом в переписке между работником и кадровиком в Viber есть доказательства, что работник сам не забрал трудовую. Или юристу необходимо составить исковое заявление, опираясь на отчеты по реализации, полученные от контрагента по электронной почте. Поговорим про электронные доказательства.

1. Условия действительности электронных доказательств. Порядок сбора и предоставления в суд.
2. Юридическая сила переписки и документов, переданных посредством ICQ, Skype, Zoom, Viber и т.д. Алгоритмы формирования доказательств на их основе. Какие формулировки предусмотреть в трудовом договоре и договоре с контрагентом для регламентации порядка обмена электронными документами (или документами в электронном виде) и придания им юридической силы?
3. Оценка доказательств. Критерии относимости и достоверности электронного доказательства.
4. Проблемные вопросы, вытекающие из практики использования электронных доказательств.

Блок 2. Кадровое взаимодействие в электронном виде

Спикер – Мотыль Виктория Юрьевна,
ведущий юрисконсульт ООО "Юридическое бюро "А-Квадратум", аттестованный юрист

Оформление, подписание, ознакомление с кадровыми документами требуют точности и особой внимательности от специалиста по кадрам. Рассмотрим целесообразность и преимущества электронного взаимодействия с работниками.

1. Перевод документооборота в электронный: с каких кадровых документов целесообразно начать? Алгоритм перехода к электронному взаимодействию между работником и нанимателем
2. Изменения в Трудовой кодекс с 01.01.2024. Нормативное закрепление «удаленки» и КЭДО.
3. Перевод работника на дистанционную работу: регулирование и практика. Можно ли подписывать документы удаленно, без присутствия работника в офисе?
4. Правила хранения документов кадрового ЭДО.

Как обеспечить защиту персональных данных?

Ситуация: В рамках перевода организации на ЭДО приказы были цифровизированы и переведены в электронный вид. Каждый работник имеет индивидуальный доступ к приказу, проводит согласование, подписание и ознакомление через личный кабинет. Один сотрудник совершил вход в личный кабинет, вышел на обед. Тем временем другой сотрудник ввиду срочности предоставления приказа в госорган ознакомился с приказом от имени отсутствующего сотрудника. В итоге работник, за которого ознакомились, оспаривал свое проставление подписи в графе «ознакомлен».

Какие меры предпринять организации во избежание таких ситуаций?

Ситуация: Бывшему работнику по его запросу подготовили характеристику, заполнили графу о личных качествах и образовании исходя из данных в электронном личном деле, так как характеристику делал недавно принятый на работу секретарь (кадровый специалист находилась в отпуске). Работник пришел забирать характеристику и увидел, что доступ к его персональным данным был у секретаря, который не имеет полномочий на ознакомление с личными делами. Какие могут быть последствия для организации? Как изменить внутреннее устройство, чтобы избежать подобных ситуаций?